Sem contador?

TERMO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

A CONTABILIZA EXPRESS, devidamente inscrita no CNPJ sob o nº 31.281.575/0001-53, fundada em 2018 com o objetivo de contribuir com o crescimento de seus clientes, mediante a prestação de serviços contábeis online, oferecendo soluções de forma ágil e com confiança. Nossa equipe é composta por profissionais altamente capacitados, treinados constantemente a fim de se atualizarem diante das novidades da legislação e das novas práticas de mercado. Possuímos as mais modernas ferramentas tecnológicas a fim de otimizar os processos internos, minimizando o tempo de retorno aos clientes.

A partir do breve histórico apresentado e consequente expertise adquirida, é nosso desejo poder contribuir para o progresso da sua empresa, razão pela qual, temos a satisfação de apresentar-lhes o presente termo de prestação de serviços e apresentar algumas informações para garantirmos um bom atendimento:

1. PLATAFORMA DE ATENDIMENTO:

A plataforma digital de comunicação, atendimento, envio e recebimento de documentos será a ONVIO®, que permite o acesso via portal na internet ou aplicativo para celular.

As suas solicitações deverão ser realizadas pela plataforma digital, podendo direcioná-las para o respectivo departamento.

É essencial ter atenção às solicitações no ONVIO: acompanhe diariamente pois é o nosso meio de comunicação.

2. DOS SERVIÇOS PRESTADOS E RESPECTIVOS DEPARTAMENTOS:

    DOS SERVIÇOS PRESTADOS E RESPECTIVOS DEPARTAMENTOS:

Este departamento cuida da regularização, abertura, alteração ou encerramento da sua empresa.

Para o tópico de abertura de um novo CNPJ e cumprimento das demais rotinas de legalização, precisaremos de alguns itens essenciais, são eles:

• E-CPF MODELO A1 de TODOS OS SÓCIOS DA EMPRESA: O E-CPF é um arquivo que contém a identidade digital da pessoa física, sendo como uma assinatura/validação, neste sentido, é necessário que TODOSos sócios tirem este certificado em função de agilizarmos o processo, além de não haver qualquer trâmite de papéis, malotes ou qualquer meio físico que possa burocratizar o processo de abertura da sua empresa e demais regularizações e trâmites nos órgãos competentes.

• IPTU: O IPTU, independentemente de a empresa possuir um estabelecimento físico ou não (para os casos em que o endereço é somente para correspondência e não há qualquer atividade sendo desenvolvida ali), deve possuir o lançamento do imposto predial e o número da inscrição imobiliária, uma vez que a Prefeitura irá apurar o zoneamento (a metragem, tamanho, e o tipo de local, se este for residencial, comercial ou misto) e atestar se o local é viável, ou não, para o desenvolvimento da atividade.

• E-CNPJ MODELO A1: Este é essenciale deve ser adquirido logo após a abertura do CNPJ pois, a partir do momento em que a empresa é aberta, as obrigações acessórias começam a rodar e precisamos atender com urgência para evitar multas e até mesmo a inaptidão do CNPJ, neste sentido, o certificado da pessoa jurídica é extremamente necessário para realizar estas entregas, as escriturações devidas de serviços tomados e prestados na Prefeitura, as movimentações, NF de entrada e saída estaduais (caso houver) e demais situações que possam surgir.
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DEPARTAMENTO FISCAL:

Todo 1º dia útil do mês será aberta, via ONVIO, uma solicitação de Movimento Fiscal, com um formulário anexado, que deve ser respondida em até 2 (dois) dias.

• O formulário deve ser preenchido e enviado como resposta à solicitação de Movimento Fiscal.
• Essa solicitação é importante, pois é através dela que se baseia o fechamento e apuração fiscal do período.
• Se as informações estiverem incompletas ou forem omitidas pode acarretar erros na apuração, e consequentemente no envio dos impostos.
• Se não for respondida dentro do prazo (até dois dias), com o envio dos documentos e confirmações solicitadas, pode atrasar o fechamento e apuração dos impostos.

Em caso de atraso no envio dos documentos solicitados, se ao apurar ocorrer multa e juros, esses serão de responsabilidade do cliente

Se houver a necessidade de retificação de declarações e recálculo de guias, acarretará cobrança de valores adicionais.

OBSERVAÇÃO: Temos o limite de apuração de 30 NF’s mensais, ao ultrapassar esta quantia, será cobrado o valor de R$ 50,00 a cada 100 notas adicionais.

DEPARTAMENTO CONTÁBIL:

Este departamento cuida do movimento financeiro da sua empresa, demonstrando tudo o que foi pago e recebido, e a partir daí o lucro ou prejuízo, que te auxilia na melhor tomada de decisão, para isso, precisamos que sejam atendidos os seguintes itens:

• A partir do 5º dia útil de cada mês, os bancos disponibilizam o extrato bancário consolidado (uma versão completa que mostra por exemplo, as aplicações financeiras quando a empresa possui), ele é ESSENCIALpara realizarmos a contabilização, deve ser enviado mensalmente em PDFem resposta às solicitações abertas pelo ONVIO por nós do departamento de contabilidade. Importante ressaltar que precisamos do extrato em nome de pessoa jurídica, caso a empresa não possua, será necessário abrir conta.

• Caso a empresa não tenha tido nenhum pagamento ou recebimento no mês, deverá ser informado na solicitação aberta no ONVIO, para que possamos concluir a solicitação.

• Todo pagamento e recebimento deve possuir comprovante, juntamente com um documento que demonstre do que se trata, como um boleto, recibo, cupons fiscais, entre outros, devem ser enviados mensalmente junto com o extrato bancário em resposta a solicitação aberta no ONVIO.

• Em todas as solicitações que abrimos no ONVIO, anexamos um checklist, que é uma lista dos documentos que precisamos mensalmente, não é necessário preenchê-la, ela serve apenas como base para demonstrar o que está pendente para nós da contabilidade e que precisa ser enviado (ou informado no caso de não possuir), juntamente anexamos um manual do nosso departamento, que explica melhor cada um desses documentos.

DEPARTAMENTO PESSOAL:

O departamento pessoal será responsável por todos os serviços referentes a área trabalhista e previdenciárias das vidas da sua empresa (colaboradores, estagiários, sócios, etc)

Para seguirmos com um bom atendimento, segue algumas informações necessárias para o cadastro de vidas em nossa plataforma:

ADMISSÃO

No portal ONVIO, existem três tipos de admissão, sendo elas: admissão de funcionários, contribuintes (pró-labore) e estagiários.

A empresa deve comunicar quando houver uma admissão, para ser realizado o procedimento de liberação no portal ONVIO. Após liberação, deve ser seguido os seguintes passos:

Portal do Cliente > Solicitações de Serviços > Cadastro de Funcionários > Empregados/Contribuintes/Estagiários.

É imprescindível que seja preenchida todas as informações corretamente.

Observações importantes:

• O Departamento Pessoal, deve enviar as informações da admissão para o governo, com pelo menos um dia de antecedência da data inicial. Dessa forma, a empresa precisa comunicar/preencher a admissão no portal, com pelo menos dois dias de antecedência da data do início da admissão.

Exemplo: A empresa terá uma admissão com data em 05/10/2021, precisará preencher as informações no portal até dia 03/10/2021.

• Quando ocorrer da empresa vier de outra contabilidade e já possuir admissão, é necessário comunicar setor de Departamento Pessoal o mais rápido possível, e realizar o preenchimento no portal. Nesses casos, a data de admissão será a data correta do início do registro.

FOLHA DE PAGAMENTO

Após o processo de admissão, a empresa passara a ter Folha de Pagamento, e todo final e início de mês, será realizado o fechamento e apuração dos salários e encargos. Enviaremos através do portal ONVIO, os recibos de salários e guias dos encargos para pagamentos.

Data pagamento de salários:dia 30 (trinta) ou 5° dia útil, de acordo com regime da empresa, caixa ou competência.

Data pagamento FGTS:todo dia 7(sete) do mês subsequente ao mês da folha de pagamento, sendo antecipado quando o dia não for útil.

Data pagamento GPS:todo dia 20 (vinte) do mês subsequente ao mês da folha de pagamento, sendo antecipado quando o dia não for útil.

Data pagamento DARF IRRF: todo dia 20 (vinte) do mês subsequente ao mês da folha de pagamento, sendo antecipado quando o dia não for útil.

Observações importantes:

• A empresa deve informar com antecedência as eventualidades ocorridas no mês, como: faltas, atrasos, horas extras etc.

• Se a empresa optar pelo adiantamento de salário, deve ser comunicado com antecedência.

• Informar a data para pagamento dos salários, dia 30 (trinta) ou 5° dia útil.

FÉRIAS

As férias devem ser comunicadas ao funcionário com 30 (trinta) dias de antecedência e o pagamento deve ocorrer com dois dias antes da data do gozo/início das férias.

A solicitação deve ser preenchida no portal ONVIO > Solicitações de Serviço > Férias.

AFASTAMENTOS/ATESTADOS

A empresa deve comunicar o afastamento imediatamente.

A solicitação deve ser preenchida no portal ONVIO > Solicitações de Serviço > Afastamento de Empregados.

RESCISÃO

Orientamos que quando houver uma rescisão, nos contate imediatamente para orientações, principalmente quando for demissão por parte da empresa.

A solicitação deve ser preenchida no portal ONVIO > Solicitações de Serviço > Rescisão.

Observações importantes:

• A data limite para pagamento da rescisão e GRRF (multa 40%) são de 10 (dez) dias.

• O limite de vidas dentro de nossos pacotes, são de até 2 vidas, sem modificação de honorários. Na hipótese de uma terceira vida, será cobrado o adicional de R$ 50,00 para cada.

Na hipótese de abertura de empresa, as tratativas iniciais serão abordadas por e-mail e somente após a liberação de seu CNPJ, nossa equipe entrará em contato para o início do atendimento via plataforma ONVIO.

E não se preocupe caso não saiba como manusear a plataforma, nós sempre realizamos um onboarding,ou seja, uma videoconferência com todos os novos clientes, para ensinar tudo sobre o ONVIO.

Ainda, para os serviços não contemplados no pacote, verifique a tabela de serviços esporádicos em nosso contrato de prestação de serviços.

Nós acompanhamos diariamente a plataforma e ficamos à disposição.

Em caso de dúvidas nos acione.

Atenciosamente, Equipe Contabiliza Express